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扭扭基地:社会化媒体环境下档案管理理念变迁及应对策略

摘要:Web2.0的核心理念是用户参与创造与分享档案信息资源。社会化媒体是Web2.0时代的信息交流工具与知识共享的平台,为档案信息资源开发与利用服务创造了新的机遇,推动了档案管理理念的创新。文章探讨社会化媒体环境下档案管理理念变迁的驱动机制,介绍社会化媒体内涵与特点衍生的档案管理理念。档案机构通过社会化媒体推动档案文化与大众文化的融合,从而认识到应用社会化媒体开展档案工作的重要性,得出启示并进行反思,提出档案信息资源的建设路径、优化档案信息服务的策略。

关键词:社会化媒体档案管理理念档案工作档案服务

Abstract:The core concept of Web2.0 is that users participate in creating and sharing archive in? formation resources. Social media is the platform for information communication tools and knowl? edge sharing in the era of Web2.0, creating new op? portunities for the development and utilization of ar? chive information resources and promoting the inno? vation of archive management concepts. This paper explores the driving force of the archives manage? ment idea change social media environment, intro? duces the connotation of the social media and the characteristics of the archives management, archi? val institutions through social media to promote fu? sion of archives culture and mass culture, to realize the importance of using social media to carry out the archives work, get inspiration and reflection, put forward the construction of archives informa? tion resources path, the strategy of optimizing ar? chives information service.

Keywords:Social media;Archives manage? ment concept;Archives work;Archives service

馮惠玲在《社交媒体与档案社会化》报告中指出:“社会化媒体的广泛应用将变革档案管理的平台、理念、对象、管理方式和主体,推动档案社会化的进程。”Web2.0的突出特点是用户参与创造与分享档案信息资源,社会化媒体赋予用户创造与传播档案信息资源的权利,在技术与平台变革发展的影响下,客观要求新的档案管理范式指导实践,档案的管理理念相应面临着改进与完善。学界的相关研究包括:黄霄羽、郭煜晗等[1]介绍美、加、英、法、澳等国的国家档案馆应用社交媒体、创新档案服务的实践特点和成功经验,思考应用成效和面临难题,供国内档案界进行参考。朱兰兰、裴佳勇[2]探讨了社交媒体对档案信息资源建设的影响,提出档案部门针对社交媒体特点加强和改善档案信息资源的建设路径策略。熊回香、施旖[3]介绍了档案馆应用社交媒体的优势,设计了包含五个层次(资源层、加工层、服务层、应用层和访问层)的基于社交媒体的档案服务平台架构。贺军[4]分析了社交媒体的升级为我国档案信息服务创新带来的机遇,提出适合我国现阶段社交媒体发展规律的档案信息服务路径。只有少数研究深入到社会化媒体衍生出的档案管理理念及档案管理理念转变对档案工作的影响上。

管理理念一般是指人们关于管理活动的基本认识,应包括对管理目标、价值取向、行为方式等一系列概念的理解与定位。[5]社会化媒体为档案管理带来新的环境、技术与理念,具有公开透明、用户参与、共享交流、去中心化等特点。档案管理理念决定档案管理工作的指导思想、目标定位与操作过程。作为人类的认知活动与上层建筑,档案管理理念指导档案工作的具体实践,应呈现出较强的时代适应性与创新性。

一、社会化媒体环境下档案管理理念变迁驱动机制

(一)档案管理对象变迁

社会化媒体是指互联网上建立在用户社会关系基础上的内容产生和分享平台,其信息技术的大范围应用催生了一类新的记录类型——社交媒体档案。[6] Web2.0背景下,社交媒体档案是国家、机构、社会组织或个人的数据资产,在相关的事务活动中形成,有完整可靠的元数据、信息来源与形成文件的背景信息,具有文件的属性及凭证价值、历史价值与记忆价值。社交媒体档案具有证据效力,在欧美及我国作为证据已经被认可。社会化媒体为档案用户提供信息传播、交流的平台,用户可不受时空限制在平台上发布文本、图片和视频等多媒体形式的档案资源。建构集体记忆应使社交媒体档案得到完整保存。按照美国国家档案与文件署(National Archives and Re? cords Administration,简称NARA)的要求,任一新媒体平台上形成的内容一旦被识别并认定为文件,就应该纳入归档范围。[7]档案工作者应注重保护元数据、鉴定价值,整合多元的社交媒体档案,促进档案信息资源的开发利用。

(二)档案管理流程变迁

在档案管理流程方面,传统的档案管理流程为“六环节论”或者“八环节论”线性管理过程;社会化媒体档案管理流程为多方主体协同下的循环式管理模式,即由政府主导,档案部门通过社交媒体平台整合档案信息资源、维护元数据、建立风险保障机制,实现知识的服务与创新。社会化媒体环境下档案管理的核心策略为前端控制和全过程管理。传统档案管理的归档环节是将符合档案属性的文件移交至档案机构进行保管,而社交媒体文件归档则是由社交媒体平台鉴定文件的价值,确定社交媒体文件的归档范围与限制条件,利用宏观鉴定思想有意识地捕获元数据、抓取网页,通过云计算平台进行维护与保存,可实现馆社联动、异地查询、远程服务、异地查询等服务。NARA表示,机构有责任决定哪些内容和元数据应该被捕获为文件,且需要权衡所捕获的内容是否能够满足文件长期保存目的。[8]新媒体文件形式包括文字、图片、音频、视频等,按照NARA要求确定社交媒体文件的归档范围,应具有保存价值且需要考虑社交媒体用户隐私与版权等。传统档案管理的利用服务环节是用户在档案馆调取原件获取档案信息,而社会化媒体环境下档案的开发利用则是通过云平台将社交媒体档案进行知识重组并深度分析,依照档案用户的需求推送知识化服务。

(三)档案服务方式变迁

社交媒体具有的参与性、公开性、对话性、社区化、联系性特征能够增加档案馆与档案用户交流、沟通的渠道,有利于提升档案馆公共服务水平。[9]传统档案服务的方式具有单向、被动的特点,档案用户为单向的档案利用者和信息接收者,用户需要在实地档案馆表明档案利用需求,档案工作者被动提供查询、复制或借阅服务。在传统档案服务方式下,一方面,档案用户为档案服务终端的利用者,档案管理机构缺乏与用户沟通,无法主动了解获取用户的需求;另一方面,档案机构提供单一线型的信息服务模式,限制了档案信息的传播与利用。在社会化媒体环境下,档案服务方式具有主动、双向的特点,社会化媒体平台开放包容,传播信息即时性强,档案用户可通过社交媒体平台与用户进行对话交流,获得用户的评价与反馈。“社会化媒体的社会性与开放性放松了对信息获取和信息分配的约束”。[10]社会化媒体为用户信息交流与分享提供媒介,用户可参与创建档案信息并进行传播。以互联网为依托的用户协同式参与有利于档案机构利用大数据、趋势分析、文本挖掘、数据可视化等技术把握档案用户利用档案信息的习惯与偏好,提高档案信息的服务质量,从而提升用户检索档案信息的全面性,同时,个性化、集成化地主动推送馆藏资源也可增强用户对档案机构的认同感。

(四)档案用户行为变迁

“社交媒体时代最重要的理念就是‘以用户为中心’,充分挖掘广大用户在信息组织、传播和利用过程中的重要作用,使用户由信息消费者向信息消费者和信息创造者的双重身份转变。”[11]社会化媒体环境下档案信息具有时效性强、碎片化的特点,社会化媒体档案的集成化整合与开发以用户的需求为导向,以用户的信息获取内容为基础,结合用户关注度高的特色馆藏资源等档案信息,进行个性化推送,使用户在获取其档案信息利用需求的同時获得知识服务;同时,档案用户是社会化媒体档案的发布者与生成者,档案信息形式多元、内容范围外延广,且档案信息有归属权、隐私权、访问权的限制。档案机构在整合开发档案信息资源时,突出强调档案用户的中心地位。在社会化媒体环境下,档案用户主动参与档案信息的创建与共享,形成虚拟网络结构,使隐性的档案知识显性化,促进了知识交流。

二、社会化媒体环境下衍生的档案管理理念

(一)“记忆自觉”与“社群认同”理念

特里·库克把西方档案学的观念和战略变化归结为四个范式:证据、记忆、认同和社区(社群)。第一次范式演进就是从“证据”到“记忆”,档案工作者从被动地守护“自然”的档案遗存证据转向“积极的档案塑造者”“有意识地构建公共记忆”。[12]“记忆自觉”理念使得社会化媒体环境下生成的档案信息资源具有关联性、共享性,社交媒体平台具有交互性、连通性,通过平台促进用户之间的交流与沟通,档案管理机构将即时形成的档案信息有效整合并优化结构,使社交媒体档案的记忆属性得到体现,形成社会记忆,可以建构过去、回顾历史、维护真相、传承档案文化。“档案是建构集体记忆重要且不可替代的要素;档案工作者要有‘记忆自觉’,有责任通过自身的业务活动积极主动地参与集体记忆的建构、维护与传承;档案工作者的观念、工作原则与方法对于集体记忆的真实、完整与鲜活产生正面或负面的影响。”[13]冯惠玲提出了构建“中国记忆”数字资源库的设想,形成社交媒体档案保存与管理体系,有利于拓宽档案信息资源的范畴,改善信息资源结构,这对于建构集体记忆、保存中华民族的优秀文化能够起到助力作用。

特里·库克提出,在社群范式下,档案工作者需将自身从机构高墙里的精英专家转变为社群中工作的导师、辅导员或教练,鼓励档案工作为公众共享,不必将所有档案都收集到主流档案馆中。[14]“社群认同”理念是以共同政治观、价值观、兴趣爱好的社群成员为主、档案工作者为辅,共同参与档案管理,关注边缘群体的开放包容理念。社群成员不受时空限制,通过社交媒体平台创建档案信息、分享兴趣,建立社交媒体档案,成为社群档案的管理者,并通过档案叙事、公众感知,体现社群的价值观念与文化内涵,在社群成员内部产生吸引力与影响力,从而使其获得归属感与认同感,增强社群的凝聚力与感染力。

(二)“参与式管理”理念

用户的主动参与是社交媒体工具最主要的特点。社交媒体时代下,庞大的网络用户群体不仅仅是档案信息的利用者,还是档案信息的生成者。[15]档案管理机构应意识到用户在参与式管理中的重要作用,给予用户信息自由表达的权利,积极主动通过社交媒体平台征集档案信息、传播档案知识、鉴定档案价值,保证元数据信息的系统化与规范化,同时保护用户的版权与隐私权,提高社交媒体用户信任度,扩大社会化媒体的影响力。档案馆作为“社会记忆的宫殿”,应允许其他记忆机构(图书馆、博物馆、纪念馆)参与,保障档案信息资源的完整性、真实性,规范档案信息资源结构体系。档案管理机构、用户、社交媒体三方主体参与档案管理活动,形成良好的互动传播与协作机制。

(三)“以用户为中心”理念

社会化媒体时代,档案信息服务从“以档案信息资源为中心”向“以用户为中心”转变,用户处于主导地位,用户参与创建与传播档案信息,档案机构关注用户的利用需求,重视用户的评价与反馈,为用户持续参与档案信息创建与共享提供有效保证。“社交媒体给档案馆工作者与用户之间、用户与用户之间、工作者与工作者之间的交互提供了新的渠道和空间。”[16]社交媒体平台具有交互性的特点,档案机构与用户交流可实时动态把握用户需求,主动推送用户关注度高的信息,为用户提供精准化、个性化服务;用户与用户交流可以分享个人收藏的档案,有利于丰富档案信息资源,促进学习交流。NARA在官网新增“旗舰档案要闻”的板块,用户可以根据自己的兴趣爱好选择档案故事进行查阅与学习,这有利于用户增强对历史文化的了解,强化民族认同与身份认同。推送丰富多样的档案信息、提供个性化服务,有利于扩大档案馆的影响力,提升用户满意度。

(四)“知识共享”理念

社会化媒体环境下知识交流与共享平台是知识管理系统社会化和泛在化发展和演化的结果。[17]社交媒体环境中的知识交流与共享不仅要求关注知识点产生的信息,还要注重知识的关联、产生背景与潜在的信息,形成立体化网状知识结构。社交媒体平台通过对知识所联系和潜在的内容、结构、评价反馈,加强对档案信息的全方位、多层次了解。社会化媒体以用户为核心,用户参与创建档案信息,知识交流与共享应建立三种联系:档案机构与用户的联系,档案机构通过社交媒体了解用户信息、用户档案需求、用户的社群、人脉关系及对信息服务的评价与反馈,可针对性提供档案服务;知识与用户的联系,用户脱离时空限制,通过社交媒体发布信息,作为知识的生成者及传播者,拥有对知识的控制权、解释权,管理机构通过赋权保障了用户的知识产出;知识与知识的联系,社交媒体产生的档案信息具有多样复杂、时效性强等特点,通过数据分析与可视化技术能够形成知识立体化视图,加强知识交流与共享,扩大知识传播范围与影响力。

三、社会化媒体环境下档案管理理念变迁引发的应对策略

(一)加强与社会化媒体平台、技术的融合

社会化媒体时代推动了档案信息资源数字化、信息化的进程,档案管理机构应积极应用社交媒体平台与技术,实现社会化媒体档案整合模式的持续性构建与优化。一方面,目前微信、微博、贴吧与知乎等都是我国用户使用率高、社会影响力大的社交媒体平台,档案机构应明确软件的功能定位、目标受众,加强与社交媒体平台的合作,深度分析可以与档案融合的软件功能模块。档案机构可利用馆藏优势进行特色档案故事推送,开发以档案信息资源为主题的游戏,吸引用户对软件的利用,向用户传播档案文化,保存社会记忆。如在英国北部前工业化城市纽卡索,泰恩-威尔郡档案馆与电子团队联合打造的移动应用程序——“隐秘的纽卡斯尔”[18],利用地理信息系统(GIS)给游客手机自动推送图文,游客可获得有关建筑、古迹的历史故事,了解当地的历史文化与风土人情,增强了参观的趣味性。此软件在英国的下载量已经仅次于伦敦大英博物馆,获得游客追捧与喜爱的同时也得到了当地企业的赞助。另一方面,档案机构应用新技术可创新档案信息资源服务方式,基于云计算、数据库技术可实现远程服务、异地查询、资源共享、信息公开,提高电子文件的管理效率,同時维护云平台的安全;基于人工智能技术,实现档案信息资源的智能分类与识别、智能检索;如威尼斯国家档案馆,雷德里克·凯普兰提出以人工智能技术建造一台时光机——“威尼斯时光机”,将手稿、专著、地图及官方文件等档案利用扫描仪采集成为数字文本之后进行相互关联,以重新回忆威尼斯历史发展的细节。档案机构应积极利用社交媒体提高档案信息资源的开放性与共享性,引导公众利用社交媒体平台参与创建、分享与评论档案信息,促进信息资源传播与利用。

(二)创新档案管理方式与模式

档案管理理念变迁是管理方式与模式创新的理论指导。社交媒体环境下档案管理模式分为三种:一是以档案机构为主导。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确了电子文件的归档范围与构成要素,社交媒体文件具有保存、传承社会记忆的作用,作为档案保存已被认同与法制化,档案管理规范、制度为档案机构制定战略与计划提供政策指导,资源、受众、媒介与反馈是档案管理的重要内容,前端控制和全过程管理确保档案信息的有效生成,合理整合档案信息资源、鉴定价值。二是以社交媒体平台为主导。档案机构注重通过社交媒体与用户双向互动交流,开发应用软件、社交平台与文化创意产品,展示馆藏资源、传递档案信息,有利于加强档案用户对档案机构的认同,形成稳定的虚拟档案社区;由平台管控,整合档案信息形成数据库,档案机构应明确各平台的作用与功能,加强与社交媒体平台的合作,通过抓取网页、数据捕获技术,掌握档案用户的信息需求,提供个性化服务,促进双方互利共赢。三是以用户为主导。鼓励用户通过社交媒体平台分享有价值的档案信息,调动用户参与档案管理的积极性。档案用户需求具有潜在化、弹性化、碎片化、多样化的特点,档案机构通过社会化媒体平台分析研究档案用户需求与偏好,可以使档案机构明确用户需求,提供个性化、精准化服务,提高档案用户的满足度与档案机构的工作效率。

(三)实现协同式多元主体参与

“社交媒体作为一种工具,能够使机构职能和服务公众的方式发生一定程度的转变。机构也会因此越来越公开、透明,促进机构间的参与及合作。它将帮助档案机构完成作为国家记录保存者的任务——保护国家文件记录,并由此增强对公众的可用性。”[19] NARA公布社交媒体战略,关注政府、社区及公民,促进三方主体的对话交流,政府监管控制,整合档案信息资源,充分挖掘社交媒体档案价值,为公众提供信息服务;公民贡献档案信息资源;社群完成档案信息的著录与补充。美国国家档案馆在2017年推出“回忆一战”(Remembering WWI)移动应用程序[20],创建专题收藏,用户可以获取和浏览当时美国拍摄的照片,同时给公众赋权,使其参与到一战档案资料的收集中。通过对背景信息及档案原件信息的了解,使档案故事真实可信,用户在建构历史记忆的同时丰富了档案信息资源。档案机构应与应用程序开发机构、社交媒体运营机构进行合作,共享信息资源、用户资源,利用新方式创新档案利用服务。档案机构应与其他文化机构、记忆机构进行跨界融合,创新档案公共服务的内涵,提高档案馆公共服务能力。如苏州博物馆结合地方文化、馆藏、建筑特点,将博物馆文化融入生活美学,研发出具有收藏价值,符合大众审美的文化创意产品。苏州博物馆与乾生元公司合作推出独具一格的创意糕点——五个瑞兽萌宠造型的糕点,包含丰厚的寓意,打造了“可以吃的文物宝贝”,扩大了博物馆的文化影响力。

(四)明确档案用户需求,提供知识服务

“社会化媒体强调以用户为主导的思想体系,除了关注用户的知识,还关注用户的体验、经验、社群和人脉,这是社会化媒体环境下知识交流与共享平台中的关键要素。”[21]社会化媒体环境下,用户的身份具有双重性,一方面,用户是档案信息服务终端的利用者,信息需求通过线上或实体机构获取;另一方面,用户通过参与式管理,创建档案信息、征集档案、档案著录、增添档案描述、翻译档案等,突出和强调用户的主体地位,可以促进用户持续、有效参与档案信息交流与知识共享。档案机构通过用户对信息服务的评价与反馈改进服务策略,提高用户基于社交媒体平台对档案服务的满意度,优化档案机构知识服务的水平与质量。

四、结语

社交媒体环境下衍生的档案管理理念是档案机构工作和具体实践的操作规范与理论指导,社会化媒体的特点与内涵促进了档案工作方式的转变。我国的档案机构应合理选择应用社交媒体平台,注重以用户为中心的理念。用户作为档案管理者参与创建、分享、利用档案信息资源,有利于推动大众文化与档案文化的紧密结合,使档案信息资源价值最大化,从而促进档案机构的公共服务能力。

*本文系2016年度国家社科基金项目《档案信息资源的集中与分布式共享整合模式研究》(16BTQ088)的阶段性成果之一。

注释及参考文献:

[1]黄霄羽,郭煜晗,王丹.国外典型档案馆应用社交媒体创新档案服务的实践特点[J].档案学通讯,2016(3):87-93.

[2]朱兰兰,裴佳勇.社交媒体环境下的档案信息资源建设探讨[J].档案学研究,2015(5):82-86.

[3]熊回香,施旖.基于社交媒体的档案服务研究[J].档案学研究,2016(4):63-68.

[4]贺军.移动社交背景下的档案信息服务推进策略研究[J].档案学研究,2018(2):72-78.

[5]宫晓东.我国企业档案管理理念问题分析[J].档案学通讯,2017(3):12-15.

[6]朱晓东,张宁.基于证据视角的社交媒体档案管理——以微信为例[J].档案学研究,2017(2):63-67.

[7][8]赵跃.挑战与应对:我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯,2016(3):80-86.

[9]张一帆.社交媒体实现档案馆公共服务新跨越——以美国国家档案馆公民档案工作者板块为例[J].山西档案,2014(4):48-50.

[10]张晋朝,罗博,查先进.社会化媒体情境下用户学术信息搜寻感知差异比较研究[J].图书馆学研究, 2018(20):42-54.

[11][15]王亚肖.浅谈社交媒体对档案工作的影响[J].档案学研究,2014(2):47-50.

[12][14]特里·库克,李音.四个范式:欧洲档案学的观念和战略的变化——1840年以来西方档案观念与战略的变化[J].档案学研究,2011(3):81-87.

[13]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯,2012(3):4-8.

[16]董坚峰,肖丽艳.基于Web2.0的图书馆信息服务交互与服务模式创新研究[J].图书馆学研究,2011(5): 82-85.

[17][21]杨晓刚,姜毅,潘旭伟.社会化媒体环境下科研人员知识交流与共享平台的研究[J].情报科学, 2018,36(5):24-29.

[18]Hidden Newcastle [EB/OL]. [2017- 04- 18]. http://www.hidden new castle.org/.

[19]趙淑梅,邱扬凡.美国档案工作应对社交媒体的策略[J].档案学通讯,2013(5):89-92.

[20]Remembering WWI iPad and Android APP[EB/OL].[2017- 10- 18].https://www.archives.gov/top? ics/wwi-app.

作者单位:上海大学图书情报档案系

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