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保卫萝卜extreme31:基建档案数字化工作初探

摘要:当前,数字档案室正在迅速发展,基建档案数字化是建设数字档案室的重要部分。本文阐述了基建档案数字化工作的主要内容、重要性,以及实现基建档案数字化的措施,以提高档案利用率,发挥基建档案的作用与价值,提升基建档案管理人员的综合素质。

关键词:基建档案数字化数字档案室

档案数字化是档案信息化建设的重要内容,是档案资源建设的重要组成部分,是提升档案科学管理水平的重要基础性工作。[1]目前,许多单位的建设工程不断增多,基础设施不断完善,在项目工程和房屋修缮的日常工作中,基建档案的利用率逐渐增多,其重要性愈加突出。传统的基建档案管理方式,查找和利用非常不便,加快基建档案数字化的步伐,促进基建档案的信息化、数字化和网络化,是基建档案管理人员的任务和责任。

一、基建档案数字化的主要内容

基建档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等把各种载体的基建档案材料转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式利用,利用计算机进行科学管理,形成一个有序的基建档案信息库,快捷查阅利用,实现资源共享。[2]基建档案包含各种建筑物、构筑物、地上地下的管道管线在建设和管理过程中形成的各种文字、图表、声像等不同形式载体的材料。基建档案数字化包括建立基建档案目录数据库、文件数据库、图纸数据库;其数字化的格式要符合标准化、规范化要求。

二、开展基建档案数字化工作的必要性

(一)基建档案数字化能够提高档案利用率

基建档案是在规划、建设和管理过程中直接形成的真实记录,储藏着丰富的信息,具有一定的作用和价值。许多单位的基建档案主要是纸质档案和声像档案,这些档案数量较多,占用空间大,查阅比较麻烦,利用者查阅基建档案必须到档案室进行,通过检索纸质目录,查到档案原件。这样提供利用,一是不能保证档案原件的安全;二是频繁借用容易造成原件纸张破损。基建档案数字化,不仅可以保护档案实体,而且可以减少对档案原件的损耗。利用者查阅基建档案,通过电子目录快速找到需要的材料,同时,一份档案材料可以供多人查阅,不受时间和空间的限制,能够实现数据网络共享,提高基建档案的利用率。

(二)基建档案数字化是建设数字档案室的重要内容

以笔者单位为例,现在笔者单位正在推进数字化档案室建设,如果不能及时对基建档案进行数字化加工,那么数字档案室建设就是不全面的。从这个角度来说,开展基建档案数字化,为推动实现数字档案室奠定了基础。

三、基建档案数字化工作的实现

(一)领导重視基建档案数字化工作

基建档案数字化是个浩瀚的工程,过程比较复杂,需要领导给予大力支持。例如,笔者单位的领导就十分重视基建档案数字化工作,在人力和设施上给予大力支持。单位专门腾出房间当作基建档案数字化扫描室,并增加一名档案员负责扫描。同时,增加基建档案数字化加工经费,购置红光(Avision)AT260大型高效扫描仪,添加一台计算机、一台打印机及其他办公设备等,解决了基建档案数字化工作中的实际问题,为基建档案数字化打下了坚实的基础。

(二)做好基建档案数字化前期准备工作

基建档案的文件材料数量较多,所以要实现基建档案数字化必须对基建档案的内容进行梳理。从基建项目提出申请至竣工验收,需要经历10多个环节,比如:项目申请、可行性研究报告、建设征地、勘察测绘、招投标、规划设计、施工监理、竣工验收等。扫描材料有文件、图纸、会议记录、合同及照片等。[3]因此,必须做好基建档案数字化的前期准备工作。

1.整理实体基建档案。为保证实体档案与扫描图像的一致性及目录的准确性,需要在档案扫描前,对档案实体进行重新整理。如笔者单位,档案室人员对需要扫描的档案实体进行拆卷、补充著录、页面修复、重新编页、更换目录、更换备考表、登记等处理操作。扫描案卷的卷内文件目录与卷内文件一一对应,如果不一致,以卷内文件(材料)为准,补充卷内文件目录,确保案卷的卷内文件目录与卷内文件从顺序到内容一一对应,这是对数字化材料位置确定、检索利用的依据。

2.建立基建档案目录数据库。为使已数字化的基建档案的查询利用更加快捷、方便,应创建基建档案目录数据库。

例如,在笔者单位,档案员将基建档案案卷目录、扫描案卷的卷内文件目录全部输入计算机,建立基建档案机读目录数据库,如图1所示。录入基建档案信息包括:案卷号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、总页数、总件数、归档年度等,待实现与数字化文本的有效链接后,作为已数字化基建档案的检索工具。录入的信息对照实体基建档案多次检查,保证数据无漏录、重录、错录现象。

3.建立基建档案扫描借阅登记表。为保证基建档案安全,扫描人员对基建档案进行数字化时,需填写档案扫描借阅登记簿。如笔者单位基建档案扫描借阅登记表包括:借阅单位、借出时间、案卷号、案卷标题、借阅人、借阅时间、归还时间、签收人等内容。基建档案扫描完成后,借阅材料统一归还,档案员对归还材料逐一核对无误,双方交接签字。

(三)基建档案实体数字化

基建档案数字化,必须遵循纸质档案数字化的原则:规范性、安全性、真实性。例如,笔者单位,按照北京市昌平区档案局《昌平区处级单位纸质档案数字化技术指南》(昌档文〔2014〕4号)文件,对基建档案进行数字化加工,方法如下:

1.确定基建档案扫描格式。档案室人员安装扫描仪ACDSee5.0扫描软件,使用JPG图像文件格式,选择扫描路径,确定扫描颜色为真彩色,分辨率采用200dpi以上。

2.扫描材料的顺序和层次。档案员以工程为单位建立基建档案案卷号,对同一工程的不同案卷建文件夹,将同一案卷内的每张材料,作为文件夹内的一“件”材料,“件”是实现档案材料检索的最小单位。基建材料扫描的顺序应与卷内材料排列顺序一一对应,保证档案材料检索的准确性。

3.扫描竣工图纸。扫描基建档案的图纸时,图纸扫描方向要求一致。竣工图纸有A0、A1、A2以及A3的幅面,大小不一,图纸形成的格式不同,有横向的、纵向的。所以,在图纸扫描过程中,规定以图纸标题方向为正向,进行扫描。例如,扫描昌平区妇幼保健院门诊病房楼工程建筑楼梯竣工图,图纸是A1的,幅面较大,所以要先扫描左边一部分,再扫描右边一部分,最后利用拼图技术拼成原纸,确保图像信息清晰、完整。

4.处理扫描数据信息。基建档案实体扫描后,必须对扫描形成的数字化图形、文本、文件及电子目录进行检查、校对,发现有重扫的、漏扫的进行修改,还要对扫描的图像进行优化去黑边、去黑点,纠正偏斜,保证图像和文字清晰。

(四)保证基建档案数字化成果的运行安全

基建档案数字化管理系统,要确保数字化的真实性、可用性和规范性。以笔者单位为例,档案员将扫描后的目录数据库挂接到北京市昌平区档案数字化管理系统上,准确率应达到100%。为了安全运行基建档案数字化成果,扫描的数据相对独立,计算机与外部网络实行隔离,数据库单机管理。在进入数据库后,进行数据加密、用户权限及用户操作审计,有效地防止用户对档案的非法篡改。并且,扫描后的电子文件及目录数据要进行备份,以确保数据库的安全。

(五)提高基建档案管理人员的素质

基建档案管理人员不但要具有档案管理的综合素质,还要结合工作实际,学习档案数字化方面、建筑方面的相关知识,吸收现代信息知识,以适应基建档案数字化工作的需要;学习《北京市昌平区档案数字化管理系统》的应用,掌握档案数字化的扫描、存储和数据库的操作技术;学习国家档案局发布的档案行业标准《纸质档案数字化规范》(DAT31-2017)和《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018),掌握ACDSee(扫描图象处理)软件和PDF软件的应用方法,提高自身业务技能和数字化的管理水平,以有助于更好地促进基建檔案数字化。

参考文献:

[1]梁绍红.对档案数字化和民生档案基础数据库建设的几点思考[J].浙江档案,2009(3):38-41.

[2]徐振杰.高校基建档案数字化建设探析[J].兰台世界,2011(4月下):27-28.

[3]刘慧萍.基本建设项目文件材料收集归档工作初探[J].北京档案,2017(2):24-25.

作者单位:北京市昌平区妇幼保健院

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