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新西兰活捉一只恐龙:科研生产企业科技档案收集归档管理问题与完善对策

摘要:本文分析了科研生产企业科技档案收集归档管理工作的现状及存在问题,提出了通过提高归档意识、细化管理制度、完善激励机制等途径,建立一种有效促进知识经验的总结提炼,强化项目总结归档,确保科研项目科技档案“应归尽归”的收集归档管理模式。

关键词:知识工程企业档案收集归档管理模式

一、引言

智慧院所建设是在国防科工局智慧军工建设大环境下提出的,智慧院所的基础是数据与知识,一般将智慧院所分为数字化阶段、信息化阶段、基于知识创新阶段,自我学习知识创新自适应阶段四个阶段。科研生产企业科技档案是科研生产企业在科研生产以及各项管理活动中直接原始形成的记录,是科研生产企业自主知识积累、技术沉淀的重要载体。近年来,航空科研生产企业通过数字档案馆建设将传统纸质档案实体管理转变为数字档案信息数据管理模式,并建立了一系列档案基础数据库及专题数据库,基本解决了智慧院所建设在数字化、信息化阶段的数据产生、信息关联以及基本生产过程文档的产生和管理等问题。但是如何将档案数据库转变为档案知识库,如何将科研过程中科研人员的方法和经验更好地归纳、总结、提炼并转换为知识,这就需要档案人员从项目收集归档管理模式研究、探索和实践。

二、科技档案收集归档存在问题及原因

知识的挖掘、提炼与服务需建立在“海量”信息数据资源的基础之上。科研生产企业科技档案蕴含着企业多年科研工作经验和智慧,是最具特色的核心知识资源,但是档案资源的匮乏成为了制约档案知识管理工程开展的瓶颈。大量的科研项目任务完成后未能及时总结归档,导致科研生产企业知识资产重要组成部分的科技档案资料大量流失。造成此类现象的主要原因在于以下几个方面。

(一)归档意识薄弱

科研项目的实施与文件材料的编写一直处于“两张皮”的状态,文档一直是用起来重要,干起来可以不要。大部分科研人员在项目实施工作中一切以科研任务进度为主,只有执行任务必须使用的文件才会编写,如笔者单位影响任务实施的大纲、方案、试飞任务单及地面试验任务单等文件较全,但是很少形成任务过程记录性和过程处理文件,如飞行过程日志、测试过程记录、数据处理过程等。这就造成了项目完成了,文件材料没有全部形成,在归档阶段缺少过程性的文件材料。究其原因主要在于,部分科研人员缺乏归档的意识,在项目实施中未能有意识进行文件编写与积累。

(二)制度更新不及时

科技档案管理相关规定明确了传统的型号、产品、预研、技改等上级下达任务项目的文件材料如何归档以及归档范围,但是近年来随着管理方式的改变,出现了民机预研、工信部预研、型号三出、技术创新、管理创新、新产品基金等项目,此类项目虽然在项目管理流程中明确了归档环节,但是这些项目对文件材料归档缺少明确的约束,也没有及时更新相关制度,明确提出此类项目的具体归档范围及工作要求,从而导致了归档不规范甚至项目不归档的现象。制度更新不及时,承担此类项目的科研人员普遍不知道此类项目需要归档,并且因为缺乏相关责任追究制度,导致现行档案工作相关管理规定也得不到有效执行。

(三)归档机制不健全

归档计划的制订执行随意性较大,没有形成制度化、规范化的长效机制,一般科研人员有“需求”则申报计划,没有“需求”则不归档,归档计划流于形式,缺乏相应考核机制。同时,对于归档工作缺乏相应的激励措施,某些科研人员认真负责,项目文件材料归档质量高、数量大,却没有得到奖励,部分人员不归档也未受到相应处罚,导致了科研人员归档积极性不高的问题。

(四)归档要求不细化

传统的归档范围及归档要求比较笼统,可操作性较差,一般而言只注重了全,而忽略了实际工作中的可执行性,没有针对项目具体情况进行具体规定。例如在型号项目归档中,将所有型号研制过程中可能涉及的文件全部罗列出来,但是在实际实施工作中,型号项目一般还分为飞机、航电、测试改装等专业课题,各专业形成的文件材料存在差别,传统的归档范围对科研人员缺乏实际指导意义。

三、完善科技档案收集归檔管理工作的对策

(一)以宣传为导向,提高科研人员档案意识

宣传时可将科技档案归档工作与知识工程、智慧院所相关联,将科技档案与知识、数据相联系,通过各种渠道加强科技档案重要性宣传,在内部报刊、宣传展板、互动答题以及园区网论坛、微信公众号等多个媒体及渠道对档案的重要性、档案工作的使命性进行宣传。通过与研究部门之间开展交流,进一步了解科研人员需求,普及归档基本知识,树立文件形成积累意识,提高全员档案意识。

(二)以制度为约束,完善项目归档具体要求

一方面,从科研项目管理顶层规划入手,编写《科研项目总结归档管理办法》并以企业规章制度形式下发,明确相关任务主管部门以及任务承研单位等的职责,明确哪些项目必须归档,并且将项目总结归档纳入项目日常管理、考核工作流程和相关人员岗位职责,要求各单位在年度工作计划、考核内容及总结中明确项目归档工作内容,并作为项目总结验收、申报成果、奖金发放、合同付款的前提条件之一,从制度上对项目归档进行约束。另一方面,根据各类任务项目的不同要求分别编制《归档指南》,将所有归档文件形成环节的梳理与科研任务工作流程相对应,明确什么情况下该形成什么文件,为科研人员提供清晰的归档流程、明确的归档要求。《归档指南》既具有指导意义又具备实际可操作性,既是科研人员的归档指导手册,又是档案管理人员的归档作业文件。

(三)以计划为牵引,确保项目归档的完整性

归档计划是项目归档工作开展的依据,传统的归档计划编制一直实行的是“自下而上”的申报模式,相关单位完成项目申报归档则纳入归档计划,不申报计划则不进行归档,在这种模式下诸多项目为报成果而归档,部分项目不报成果则不进行归档,造成大量档案信息资源的流失。为此,应建立“自上而下”的计划下达与“自下而上”计划申报相结合的归档计划编制模式,以确保所有项目/课题完结后归档。具体做法是档案部门与任务主管部门沟通,由任务主管部门梳理上一年度各类项目任务完成情况,将上一年度完成的所有项目纳入归档计划,形成计划下达的归档模式,再由各单位进行申报补充,最终以正文文件的形式下发执行。

(四)以考核为保障,提高项目归档工作积极性

归档计划编制方式的改变,从任务源头保证了上一年度所有完成任务的课题都能够纳入计划,增加了归档项目的数量。但是归档计划能否有效地执行,项目承研单位是否能够及时、积极主动完成归档直接影响着归档文件材料的齐全完整性。为此,应建立归档考核机制和项目归档激励机制,一方面,将项目归档纳入各单位量化考核标准,通过考核来促进归档项目数量的提升;另一方面,通过与相关主管部门沟通,对归档项目文件材料质量较高的工作人员给予一定的物质或精神奖励,从而提高科研人员归档工作的积极性。

四、结语

本文以智慧院所、知识工程为背景,力求解决档案的收集、知识的积累问题,通过研究与实践,提出了以宣传为导向,以制度为约束,以计划为牵引,以考核为保障,以检查为辅助的完善科研项目科技档案收集归档工作完善对策,并在笔者单位进行了实践,极大促进了科研项目科技档案归档的数量,提高了项目归档文件的质量。

*本文系国家档案局科技项目“科研生产企业档案工作管理模式研究”(项目编号2014-R-12)阶段性成果。

参考文献:

[1]张斌,徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究,2016(03):25-34.

[2]徐拥军,张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究,2016(02):14-21.

[3]徐礼祥.企业集团档案管理模式研究[J].机电兵船档案,2013(02):21-23.

[4]姜红.技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案,2012(03):36-37.

[5]徐拥军,周艳华,李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯,2011(02):24-28.

[6]杨力,姚乐野.基于知识管理的数字档案馆服务体系构建[J].档案学通讯,2010(01):58-60.

[7]张晓娴,层级档案管理模式之探析[J].兰台世界, 2015(17):82-83

作者单位:中国飞行试验研究院

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