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腾腾香鱼头王:“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用

摘要:《机关档案管理规定》明确提出机关档案整理要推进“卷件融合”管理模式,此种管理模式不仅契合机关档案的特点,也适用于高校。本文认为该模式可以解决高校档案管理中既有“立卷”,又有“组件”,“卷”“件”混杂但没有可循之规的问题,因此结合高校档案工作实际,阐述了高校档案工作中适合实行“卷件融合”管理模式的具体原因、实际方法以及“卷件融合”管理模式如何适应高校数字档案馆建设。

关键词:高校档案立卷组件卷件融合

2018年10月11日,国家档案局第13号令《机关档案管理规定》发布,自2019年1月1日起施行。其中第四章第三十二条提出:“机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。”这里提到的“卷件融合”管理模式与以往档案部门常用的“立卷”和以“件”为单位进行整理的模式均有所不同。截至发稿,笔者在中国知网上以“卷件融合”为主题、关键词和篇名进行搜索,检索结果均为0篇,但有学者曾提道:“根据高校档案构成复杂的实际,应该实行‘卷’‘件’结合的整理模式,充分发挥‘卷’和‘件’整理的优势,实现高校档案整理的合理性、科学性、系统性及可操作性。”[1]此次《机关档案管理规定》明确提出“卷件融合”的管理模式,不仅适用于机关档案管理,更有助于摆脱高校档案管理中或执行《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》《高等学校档案管理办法》全部“立卷”,或执行《归档文件整理规则》全部“组件”,或“卷”“件”混杂但没有规则可循的混沌不清的状态。

一、高校档案适合“卷件融合”管理模式的可行性

(一)“卷件融合”管理模式符合高校档案的形成规律

高校档案的形成部门一般为管理机构、教学单位、群团组织和直属单位。(附属单位、派驻机构和独立学院的档案实体因考虑保管和利用方便等因素一般由各自的档案室自行管理,但其档案工作接受上级单位档案部门的业务指导和监督检查。)管理机构中有些部门,比如科研处、基建处、资产管理处等形成的档案材料具有明显的“系统性”“成套性”等特点,而学校办公室、宣传部、组织部等形成的文件材料则非常零散,不同的文件也许属于某一类,但其内容上不具有必然联系,基于这些部门文件材料的形成规律,在部门初期整理中,“卷件融合”模式更加具有可操作性。那些形成的材料具有明显的系统性、成套性特点的部门适宜以“卷”为单位预立卷,做到按课题成套、按建设项目成套、按型号成套等,从而保持这些材料的有机联系和系统性、完整性。学校办公室、组织部、宣传部、人事处等以文书档案为主的归档部门,则应按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的要求,以“件”为单位进行整理,降低预立卷工作的主观性和复杂性,从拟写案卷题名、编制页码、三点一线装订等手工劳动中解放出来,仅需分“件”,在确保归档文件齐全完整后排好件内顺序按程序移交档案馆(室),档案馆(室)将这些已经分好的“件”按组织机构进行分类,再使用档案管理软件进行计算机管理即可。在实际操作中,高校档案馆(室)已普遍采用这种做法,“由于立卷环节取消,档案形成部门兼职档案员和档案管理部门专职档案员的工作边界逐步模糊,最终演变为文书材料形成部门负责文书材料收集移交、档案馆(综合档案室)负责组件的工作模式。中国科学技术大学的文书档案工作即为此例”。[2]笔者所在的安徽师范大学档案馆近年来处理以“件”为单位归档的文件材料也采取这种工作模式。

(二)“卷件融合”管理模式符合高校档案实体类别特点

2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》将高校档案分为11类,分别是:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类。结合工作实际,大部分高校会将类别拓展至13类,增加了实物类和声像类,随着数字档案馆的建设步伐加快,电子档案也已进入高校档案馆(室)的管理范围。从上述类别看,高校档案类别多种多样,既有文书档案、科技档案,又有业务档案。对于这些档案,我们若不考虑类别特点,一刀切式地全部立卷或组件均有不合理之处。此次颁布、实施的《机关档案管理规定》对此问题提出了明确意见:“文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。”[3]从笔者多年从事高校档案管理工作的经验来看,高校档案中党群类、行政类、外事类、实物类、声像类和电子文件档案适宜以“件”为单位进行整理,而学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、财会类适宜以“卷”为单位进行整理。这种“卷件融合”的管理模式既能遵循系统性、成套性强的档案材料的形成规律,保持其完整性,又能区分文件材料的不同价值,在文档一体化、计算机管理和利用过程中保障档案信息安全。

二、“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用

(一)高校学生类、教学类等业务档案应“立卷”

高校档案中数量最多、利用率最高的是学校特有的学生类和教学类等业务档案。据统计,笔者所在的安徽师范大学档案馆馆藏学生类和教学类档案26100余卷,占全部馆藏总量的1/4。仅2018年就有1500余人次为了考研、考博、找工作、驗证学历等事项查询、利用学生类和教学类档案。有些高校实行了全面的“卷改件”,将这些在材料形成单位以“年度-专业-班级”成册的学籍材料按人分“件”。这样做虽然在查找时能精准定“人”,查准率高,但在计算机管理过程中出现一些弊端,比如:在目录数据库和全文数据库建设过程中,因著录条目过多导致工作量大,双层PDF文件在挂接至相应条目时错挂、漏挂等。根据《机关档案管理规定》中“其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理”[4]的指导思想,笔者认为高校的业务档案应保持其形成时的原貌,按年度、专业、班级、学号等排序“立卷”,做到条理清晰、查找方便的同时又能克服上述弊端。

(二)高校党群类、行政类、外事类、实物类和声像类档案应“组件”

在计算机管理背景下,高校党群类、行政类和外事类档案适宜按照《归档文件整理规则》的要求按组织机构分类以“件”为单位归档,原因有四个:一是简化整理,便于利用。面对数量众多、内容分散的文件材料,如果仍然以“卷”为单位进行整理,就需要将同一类问题的文件材料集中在一起后排序、打页码、拟写案卷题名,不仅需要专业的档案知识,而且耗费大量时间,按“件”整理则可以省去这些步骤。同时,在利用时也可能出现一个部门的档案“四分五裂”在各卷和各个档案盒中的情况,若没有建成全文数据库,调档极为不便。二是随办随归,归档及时。如果某个部门的文件材料已全部收集完毕,立即可以按“年度-机构-保管期限-件号”归档,不用等待其他未收集完毕的部门移交后再统一按问题分类,客观上保证了文件材料归档的及时性和齐全完整。在利用时,同一个部门的档案集中排列在一起,也可以方便用戶快捷地获取完整信息。“‘组织机构’分类法按照档案的形成,如实、客观地反映出组织机构工作的历史面貌,维护了归档文件来源的真实性和相关文件的系统性,是遵循文件形成规律的最好体现,有利于提高工作效率,弥补‘问题’分类法的不足。”[5]三是保护档案实体安全。实际工作中,大部分查阅党群类、行政类和外事类档案的用户只需查找、复制案卷中的某一“件”,但以“卷”为单位进行整理则需调取整卷,此外复制、扫描时重复拆装对档案损伤较大,不利于档案的实体保护。四是保障档案信息安全。党群类、行政类和外事类档案中往往含有密级文件、会议记录、人事任免、纪律处分、经济审计等涉密或涉及个人隐私的不适宜公开的信息,以“件”为单位整理可以区分不同密级、保管价值和查阅权限,在利用时精准调“件”,保证归档文件的信息安全。除此之外,实物类、声像类档案因载体形态各异的特点也适宜以“件”为单位整理。

三、“卷件融合”管理模式未来要适应高校数字档案馆建设

以“卷”为单位整理的科技档案、业务档案、财会档案应加快推进数字化,可以统一纳入高校的智慧校园建设项目,也可以在经费不能一次性到位的情况下逐年对存量档案进行数字化加工,在此过程中必须对扫描的档案进行OCR全文识别,从而克服利用以“卷”为单位整理的档案查询具体事项或人物时效率不高的缺点,保证检索准确、一步到位。以“件”为单位整理的党群类、行政类、外事类、声像类档案除了推进存量档案的数字化外,对增量部分档案应尽量做到双套制,纸质档案与电子档案相配套,逐渐向电子档案单套制过渡。《机关档案管理规定》在此方面也明确提出:“满足本规定第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件,以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。”[6]虽然这个范围只包括不永久保存且不具有重要价值的符合要求的电子文件,但随着高校档案信息化工作的有序推进,网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备的不断优化,电子文件和电子档案必将会逐步取代纸质档案,成为馆藏档案的主要形式,这也是档案事业发展的必然趋势。

注释及参考文献:

[1]周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014(1):37.

[2]方黑虎,汤楠楠,马小艳.高校文书材料归档之“部门立卷”问题研究[J].兰台世界,2018(12):31.

[3][4]国家档案局.机关档案管理规定[S].2018-10-11:第22条.

[5]田淑华.高校党群、行政类档案分类宜采用“组织机构”分类法[J].黑龙江档案,2010(6):41.

[6]国家档案局.机关档案管理规定[S].2018-10-11:第36条.

*基金项目:安徽师范大学校史研究中心菁华助研基金项目(编号:2019XJHJ02)。

作者单位:安徽师范大学档案馆

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