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鞋团网:在五大发展理念的指引下做好档案开放工作

摘要:党的十八届五中全会提出了“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念,这些理念对我国各级国家综合档案馆的档案开放工作有启示。就当前档案开放工作存在的问题进行分析,从创新的角度提出创新指导形式、创新鉴定方法和模式、创新档案公布途径;从协调的角度提出要明确组织机构和工作职责、完善工作流程及鉴定标准;从绿色的角度提出完善利用制度、妥善处理利用纠纷;从开放的角度提出加强法治思维培养、完善监督体系;从共享的角度提出要切实树立服务思想、创新共享方式。

关键词:发展理念档案馆档案开放

档案开放是各级档案管理部门为社会各方面服务的一个重要途径和形式,是公民相关权利得以实现的必要保证,是国家政治民主化的重要标志。当前,我国各级国家综合档案馆的档案开放工作还存在着许多不适应时代发展步伐的现象,档案开放的进度与社会期望还存在较大差距已成为各级国家综合档案馆普遍认识到的问题,这一问题所产生的负面辐射效应也正严重地阻碍着档案事业紧跟时代发展的步伐。党的十八届五中全会提出了“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念。国家档案局局长李明华同志2016年在全国档案局长馆长会议指出:以五大发展理念引领档案事业科学发展;通过加大开放的力度、推进开放的深度、扩大开放的广度,推动档案事业的繁荣发展。笔者尝试运用五大发展理念,结合自身工作实际,谈谈对做好档案开放工作的几点认识。

一、从创新的角度看档案开放工作

当前各级国家综合档案馆普遍存在档案馆馆藏档案数量较大与工作人员较少的突出矛盾,面临上级档案行政管理部门如何有效指导下级档案馆开展档案开放工作,以及开放档案信息数据量过大,如何有效进行公布利用等问题。下面笔者针对上述三个方面的问题,从创新的角度一一探讨。

(一)指导下级档案馆做好档案开放工作

上级档案行政管理部门如何有效开展指导,是决定下级档案馆做好档案开放工作的重要方面。近年来,各级档案行政管理部门想方设法对下级档案馆开展多种形式的指导,如通过会议培训、电话指导、书面指导等。其中,一对一的指导方式颇有成效,值得推荐。笔者所在的某市档案局从2014年起要求市辖各区档案馆报送延期开放档案目录由案卷级改为文件级,我局坚持对各馆进行一对一工作指导,对于文件题名不符合国家标准的,一律要求修改重报;对延期开放原因标注不清的,依据国家档案局和我局相关要求进行具体指导,确保馆藏到期档案依法应开尽开,大大提高了档案开放工作的力度和质量。

(二)解决档案馆馆藏档案数量较大与工作人员较少之间的突出矛盾

关于各级国家综合档案馆馆藏档案数量较大和工作人员较少之间存在的矛盾普遍,笔者认为可以从以下几个方面进行改善。一是灵活运用多种鉴定方法。如运用直接鉴定法,如**地区干部统计表、**地区党员统计表等诸如此类的档案,表格制式统一,填写信息内容相似,则可以直接看档案目录,无需查看档案原文。又如运用间接鉴定法,如*地区*学校扩建征地给政府部门的请示以及政府部门的批复,就需要全面了解此征地程序是否合法,征地扩建后是否与被征地方发生过纠纷等等。二是通过政府购买服务,聘请曾经在档案馆从事过档案开放工作的退休人员,充分利用这些人员的经验优势,缓解人员较少的困境。三是打破传统的开放鉴定模式,要求档案形成单位完成开放鉴定的初审工作才能向上级档案馆移交档案,减少上级档案馆的工作量。四是充分利用档案数字化成果,直接审查档案数字化副本,省去调取原始纸质档案的时间,提高开放鉴定的工作效率。

(三)创新开放档案公布的途径

已开放的档案如不能及时被社会公众知晓,则会直接影响档案的利用率。当前,我国各级国家综合档案馆的开放档案公布工作滞后,其原因主要是法律制度规定的公布途径和方式太过宽泛,操作性不强。笔者认为可以借助新媒体平台提升此项工作。第一,建立微博平台。据中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第40次全国互联网发展统计报告显示,截至2017年6月我国网民规模达7.51亿,其中手机网民规模达7.24亿。微博的应用为29071万,占中国网民互联网应用使用率的38.7%。[1]微博具有快捷高效的特点,能够帮助政府部门及时准确发布权威信息,保障社会公众的知情权。第二,建立微信平台。与传统媒体相比,通过微信发布信息的最大优势就是速度快,扩散面广,影响力大。各馆应该建立微信公众号,借助信息化技术的优势,推动和解决开放档案的发布和利用问题。

二、从协调的角度看档案开放工作

档案开放工作是一项繁杂的系统工程,开放鉴定工作是档案开放必经的一个重要环节,必须要有严密的组织机构、明确的工作职责、完善的工作流程及科学的鉴定标准来保障。

目前,各级国家综合档案馆的档案开放工作制度普遍存在档案开放鉴定组织及职责不具体、档案开放鉴定工作的流程不统一和档案开放鉴定划控标准不详细等问题。究其原因主要是各馆所依据的相关法律规范过于笼统。要做好档案开放工作,其中最重要的就是要协调处理好档案开放鉴定过程中各个工作环节之间的关系,做到各项工作依法合理、责任明确、环环相扣。比如,某市档案局在2014年制发了《某市区县档案馆馆藏档案开放办法》,明确了档案开放鉴定工作的组织和职责,规范了档案开放鉴定工作的程序,细化了档案控制使用的范圍,尤其规定了以件为单位进行审查的制度。为进一步规范延期开放档案的审批工作,某市档案局2016年又制发了《某市档案局关于规范某市区档案馆延期开放档案审批工作的通知》,明确了区档案馆延期开放档案行政审批中各馆申报及市档案局受理的工作程序和相关要求,为指导各区档案馆依法规范地做好档案开放工作提供了很好的保障。

三、从绿色的角度看档案开放工作

主要是通过制度去保障档案利用工作的规范性。在提供利用服务过程中,要尽可能提供优质服务,如果发生利用纠纷,能够依法合理地解决。

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